Sistema de Cálculo de Cuotas e Incentivos
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El sistema de calculo de cuotas e incentivos ayudara a la organización a automatizar en la medida de lo posible las tareas de los objetivos del área de ventas para lograr:
 Premiar la eficacia Estimular y reconocer el esfuerzo individual y colectivo
Respaldar la obtención de resultados de ventas a través de generación de demanda
Ser mas competitivos en ingreso vs el mercado
Retener el talento
Teniendo en mente contar con un sistema dinámico se diseñaron dos estructuras principales de información, una es para definir la estructura organizacional para la fuerza de venta y otra es para crear la estructura de los indicadores a medir.
Al inicio se pensó en armar una estructura de productos como normalmente se definiría para un sistema de seguimiento de venta, sin embargo las necesidades reales de mercado nos exigieron ir más allá de un seguimiento normal de venta y se diseño una estructura de “Componentes” pensando en poder asignar cualquier tipo de indicador a medir. Como puede ser:
Productos de venta, Índice de evolución de mercadeo, Trimestre recuperable, Cobranza, Market Shared, Programas de fidelidad de clientes, etc.
Los indicadores se definirán como indicadores externos e indicadores internos.
Indicadores Externos – Son los indicadores que provienen de fuentes externas tal como desplazamiento de producto, cobranza, programa de fidelidad de clientes, venta interna, etc.
Indicadores Internos – Son aquellos indicadores que dependen de la evolución de indicadores externos o internos tal como ïndice de evolución, market shared, trimestre recuperable, etc.
Para definir la estructura de indicadores se utilizaran los siguientes conceptos:
Estructura de Componentes Auditoria
Desplazamiento de Productos
Uno de los factores de medición dentro de los Componentes es el desplazamiento de productos, la estructura de estos productos puede ser definida a nivel de presentación o a nivel de producto, por ejemplo:
Se puede definir el producto por presentación tal como podría ser “Humira de 25 mg capsulas” o se puede definir “Octanite Familia” midiendo la sumatoria de todas sus presentaciones, se puede definir cualquier combinación o agrupación que se requiera.
Además de poder definir el desplazamiento a nivel de presentación o producto el sistema también es paramétrico para definir la forma como se medirá este factor en sentido de:
Medidas Desplazamiento en unidades Desplazamiento en valores Periodo de tiempo Mes puntual Bimestre móvil Trimestre móvil, etc.
Estructura de Componentes
Cobranza
Se pueden establecer para algunas rutas criterios de recuperación de cartera, por lo regular algunos representantes tienen contacto directo con distribuidores o con clientes directos que cuando tienen problema de cobranza, el representante puede apoyar a la recuperación de esa cartera vencida.
Market Shared
Dentro de los productos de venta se puede pagar incentivos a los representantes de acuerdo a la participación que tienen los productos dentro de un mercado tipo
Índice de evolución de mercado
Los incentivos también pueden ser pagados de acuerdo a la evolución que tiene el producto dentro del mercado tipo, la diferencia de este factor contra el de market shared es que no solo se paga por la participación en el mercado si no también se puede pagar de acuerdo al crecimiento que se tiene dentro de este mercado, por ejemplo cuando un mercado tiene una contracción se podría pagar si el producto tiene una participación mayor en él.
Índice de Evolución
Este factor mide la velocidad en la que se mueven los productos con respecto al mercado que participa.
Formula: (1+%Var producto) / (1+%var mercado) x 100
Trimestre recuperable
Este componente es interno y depende del desempeño de factores externos o internos, por ejemplo se puede pagar un trimestre recuperable sobre el desempeño del componente externo de venta Auditada o también se puede pagar sobre el desempeño del componente interno Índice de evolución.
Cada trimestre se realiza una conciliación de la cobertura total de los factores de Índice de evolución y venta real, si en la suma de los meses que conforman el trimestre se alcanza el performance establecido se podra recuperar la diferencia en monto de incentivos
Los pagos mínimos para el factor de trimestre recuperable serán al alcanzar 100% y máximos al 200% de cobertura
Pago por cobertura
Estructura de fuerza de venta
La estructura de la fuerza de venta es la estructura comercial definida por la dirección comercial para visita médica, por lo regular la estructura comercial se encuentra en una forma similar a la siguiente:
El sistema esta diseñado para definir la estructura comercial con las diferentes variantes que se requieran siempre definido a través de puestos y no de empleados, cada una de las diferentes líneas de negocio puede contener su propia estructura de fuerza de venta permitiendo hacer combinaciones de puestos entre ellas.
A los puestos se les puede asignar empleados permitiendo que según las necesidades del negocio y a la rotación de empleados sea muy simple el manejar los cambios que el mercado requiere.
Para cada ruta de visita médica definida se pueden asignar bricks de visita permitiendo que un mismo brick pueda ser visitado por más de una ruta (si así se requiere) definiendo porcentajes de participación del representante de venta dentro del brick.
Los bricks se asignan para las rutas que se medirán mediante desplazamiento Auditado, para las líneas de negocio que no manejan información por Auditoria, entonces la asignación se hace por cuenta (hospitales, regiones, etc.) o contacto (regularmente médicos) que es la información que llega de los distribuidores para informar del desplazamiento
Una vez definidos los puestos y empleados que conformaran la fuerza de venta y definida la estructura de componentes, nos queda establecer las relaciones entre ambas estructuras para su evaluación.
Con la información de histórica de venta cargada en el sistema nos permite establecer formulas estadísticas para el calculo de cuotas para cada factor, las formulas estadísticas pueden definirse en módulos independientes para que el cliente pueda establecer sus propias formulas, estas pueden quedar establecidas en forma igual para todas las líneas de negocio, ejemplo: Ginecología, anticoncepción, etc. o pueden ser programadas en forma independiente para cada línea.
Las cuotas de venta pueden establecerse en unidades de venta o en valores, así mismo los objetivos pueden calcularse estadísticamente a mes fijo, bimestre móvil, trimestre móvil, etc.
Ya establecidos los diversos objetivos (cuotas) el siguiente paso es la evaluación de estos, la evaluación se logra con el ingreso de información real para cada factor, con las diferentes opciones de lectura de información, la información puede ser ingresada mediante archivos de tipo texto, archivos de Excel o mediante captura manual.
Para cada elemento de los componentes se establecen los incentivos a pagar según el cumplimiento alcanzado, estos incentivos se definen para pagarse en forma porcentual, según el objetivo alcanzado.
Medincentivos tiene un sistema de estructuras listos para ser utilizados por herramientas de reporteo que nos permita el seguimiento efectivo de las diferentes tareas.
Estructura del sistema Medincentivos
El sistema Medincentivos se encuentra estructurado en:
Catálogos Estructura de componentes Estructura comercial Archivos Procesos Reportes Catálogos del sistema Medincentivos
En este momento se tienen 4 tipos de catálogos:
Tipo Puestos – En esta opción se encuentran los tipos de puestos que se definirán en el sistema, estos valores se utilizaran en la definición de los puestos
Tipo de calculo – Se define como se estará presentando y calculando tanto las cuotas como la lectura del real, Unidades o valores
Tipo de periodo – Se define como se calculara el desplazamiento Auditado, valores definidos Calculo a mes fijo (mes puntual) y Calculo a trimestre móvil
Tipo Periodo Recuperable – Se definirá la forma como se tomara el periodo recuperable, valor definido en este momento solamente se encuentra Trimestre Móvil
Estructura de componentes sistema Medincentivos
En este momento se tienen 6 tipos de definiciones:
Componentes – Es la base de la definición de la parte de indicadores, hay componentes internos y externos
Módulos – Es el agrupador del nivel de productos o indicadores de desempeño, hay módulos internos y externos
Submodulos – Es el nivel de detalle que formara parte del sistema de calculo de cuotas e incentivos, hay submodulos internos y externos
Elementos Auditoria – En este menú se encuentran todas las presentaciones que forman parte de la información de Auditoria
Rangos de incentivos – En esta opción se define el tabulador de pago de incentivo a nivel de submodulo
Incentivos para puestos – En esta ultima opción se definen los importes a pagar por tipo de puesto que participara en el calculo de incentivos, gerentes de distrito y representantes
Estructura comercial
En este momento se tienen 5 tipos de definiciones:
Empleados – Es el catalogo de los empleados que participan en el calculo de incentivos
Puestos – Catalogo de los puestos que participan en el calculo de incentivos
Ruta – Brick (Auditoria) – Pantalla donde se define la relación entre las rutas y los bricks, solo aplica para desplazamiento Auditoria
Rutas - Clientes – Para los componentes que se basan en una estructura de cuentas y contactos en esta pantalla es donde se definen las relaciones clientes - Rutas
Funciones – En esta opción se establece la estructura organizacional de puestos que tendrán lugar para el calculo de incentivos (gerentes regionales, gerentes de distrito, representantes, etc.)
Archivos
En este momento se tienen 3 opciones:
Carga de Archivos – En esta opción se dará de alta la información de los distintos tipos de archivos que se pueden definir en el sistema
Layout de desplazamiento – En esta opción se definirán los dos tipos de formatos de archivos que se admitirán en el sistema para alimentar el “Real” para las líneas de negocio de Ventas institucionales, Biología de la reproducción y Anestesia
Layout especial – En esta opción se definirá el layout que se esperara para alimentar el real para la venta especial
Procesos del sistema
En este momento se tienen 6 opciones:
Calculo de Cuotas Auditoria – Calcula las cuotas basadas en información de Auditoria
Asignación de cuotas Auditoria – Cuando ya se alcanzo el calculo de las cuotas optimas, estas se asignan en forma definitiva a las rutas
Calcular actual Auditoria – En base a la información del desplazamiento cargada en el sistema se calcula el actual por ruta
Calculo de Incentivos – Una vez que se cargan los valores actuales (“Reales”) se deberá de calcular los incentivos pertinentes
Calculo Periodo Recuperable – En esta opción se calculara el periodo recuperable, en este momento esta definido como trimestre recuperable
Editar Cuotas – Esta opción nos permite editar las cuotas previamente asignadas al sistema o definir manualmente estas |
